Koorvoorzitter aan het woord

Het Amsterdams Gemend koor

Het Amsterdams Gemengd Koor stond de afgelopen maanden tegen wil en dank midden in de publieke belangstelling. Na hun uitvoering van de Johannes Passion op 8 maart werden ruim 100 van de 135 leden ziek door Corona, waarvan velen  ernstig. Uiteindelijk stierf een lid en ook drie familieleden van koorleden. Voor Christiaan Eckhart de zwaarste periode in zijn inmiddels negenjarige bestuursperiode. Verderop meer daarover, want deze rubriek is er toch vooral over het reilen en zeilen van een koor en de rol van de voorzitter daarin.

In 2005 werd Eckhart lid van het Amsterdams Gemengd Koor. Al meteen kreeg hij de vraag of hij in het bestuur wilde. Daar voelde hij niet zo voor en wilde eerst zingen, hoewel hij in zijn ‘werkend leven’ al heel wat ervaring als bestuurder/voorzitter had opgedaan bij diverse verenigingen en clubs. “Besturen is een beetje mijn hobby.”

Menselijk kapitaal is goud waard

Na meerdere  gespreksronden werd in 2011 Eckhart dan toch voorzitter en hij heeft er plezier in. Sinds zijn studie sociologie (met onderdelen als organisatie en bestuur) is besturen dan ook min of meer zijn vak én zijn hobby.

Eerst was hij bij het koor twee jaar secretaris. In die periode richtte hij de organisatie zo in dat een eventuele opvolger een taak simpel kan voortzetten, doordat er een uitgewerkte en goedgekeurde taak/functie omschrijving is. “Je ziet het bij veel verenigingen: een nieuw bestuurslid dat geen idee heeft waar hij moet beginnen. Dus begint die maar helemaal opnieuw en op zijn manier, waardoor er bij iedere opvolging kennis en kwaliteit verloren gaan.”

Statuten en huishoudelijk reglement van jaren terug, werden geactualiseerd en gemoderniseerd.

Daarna kwam het voorzitterschap, waarin Eckhart zich laat kennen als een echte bouwer, ofwel samen met anderen bouwen aan een gezonde organisatie.

“Wil je je koor in deze sterk veranderde tijd overeind houden en toekomstgericht maken, dan moet je ook ernaar kunnen kijken alsof het een onderneming is. Het moet een goed geoliede club zijn, met alle onderdelen gericht op kwaliteit en voortbestaan. Als je je muziek verwaarloost ontstaat kwaliteitsverlies, verwaarloos je je mensen leidt dat tot bestaansverlies.”

En verder: “Een gebrekkige organisatie stimuleert mensen niet, het haalt het initiatief uit hen. Spreek je daarentegen in een goede organisatie mensen aan op hun positiviteit en wat ze goed kunnen, dan komt er altijd iets moois uit. Daarmee krijg je menselijk kapitaal en dat is goud waard!”

Natuurlijk zijn er weleens wrijvingen, erkent hij. “Er zijn altijd golfbewegingen, ontwikkelingen lopen nooit lineair. We mogen ons gelukkig prijzen dat we een echt goed functionerend bestuur hebben, met actieve werkgroepen en commissies.”

Het koor is van de leden

Bij het AGK is het koor van de leden, en het bestuur is daar dienstbaar aan, benadrukt Eckhart. Dat zie je terug in de organisatie. Nu zit zo’n 60% van de leden in een commissie. Voorbeeld: iedere stemgroep heeft twee buddy’s die voor die stemgroep het eerste aanspreekpunt zijn. Je kunt ze bijvoorbeeld aanspreken als je ontevreden bent over de plaats waar je staat. “Zij zijn in de stemgroep de ogen en oren voor het bestuur, als een thermometer met signaalfunctie. De buddy geeft bijvoorbeeld ook nieuwkomers een plaats en maakt ze wegwijs, voorheen deed het bestuur dat.”

Het koor heeft diverse commissies en werkgroepen; een netwerkorganisatie dus.

Het bestuur gaat hun werk niet nog eens overdoen, maar kijkt of een voorstel voldoet aan randvoorwaarden: past het in de visie en missie van het koor.

Karakteristiek voor het proces van veranderingen is bijvoorbeeld het denken in ‘randvoorwaarden’ en op die wijze de leden van een commissie als initiatiefnemers de ruimte te geven voor de ontwikkeling van hun gedachten en ideeën. Bij voorstellen uit bijvoorbeeld de muziekcommissie – waar de dirigent een stevige rol in heeft – zijn die randvoorwaarden: trekt het publiek, past het in de planning van de komende 3 à 5 jaar, andere concerten in datzelfde jaar, begroting of pr;  “is het antwoord ‘ja’ dan kun je samen een positief besluit nemen.”

Dat soort denken is binnen koren niet altijd vanzelfsprekend, weet Eckhart.

 Moeilijke gesprekken

Het koor is heel blij met zijn dirigent en repetitor, aldus Eckhart. Als voorzitter heeft hij jaarlijks een voortgangsgesprek met beiden en daarvan gaat een verslag naar het bestuur.

Voor alle leden wordt iedere twee jaar een stemtest gehouden, veelal in een klein groepje. “De dirigent is geen hardliner, maar acht hij een stem echt onder de maat dan volgt er een gesprek met voorzitter, dirigent en betrokkene met als doel: hoe help je betrokkene weer vooruit. Dat zijn soms lastige gesprekken.”

“Moeilijke gesprekken horen nu eenmaal bij het voorzitterschap. Wanneer bijvoorbeeld de buddy’s van een stemgroep er bij een van hun leden niet uitkomen, volgt een gesprek met de betreffende perso(o)n(nen) en de twee buddy’s. Daarin proberen we altijd uit te gaan van een compleet respect voor de mens; maar wél staat het probleem centraal: hoe kunnen we je helpen? In het merendeel van de gevallen lukt dat.”

Ideeën vinden vanuit de leden

Het AGK probeert in verschillende vormen het gesprek en de dialoog met de leden aan te gaan; twee voorbeelden:

De leden worden tijdig, jaarlijks uitgenodigd voor een bijeenkomst in september over de begroting voor het dan komend jaar; dus voordat het bestuur een besluit heeft genomen. Geïnteresseerde leden kunnen dan daarover met het bestuur in gesprek gaan. “Een begroting kun je zien als in geld uitgedrukte beleidsvoornemens. Daarna wordt de begroting door het bestuur vastgesteld.”

Als onderdeel van de  kwaliteitscyclus, gaat het eerste deel van de ALV over technisch/bestuurlijke zaken en in het tweede deel komen de leden met het bestuur in gesprek over diverse onderwerpen, bijvoorbeeld werken onder leiding van een deskundige aan het vraagstuk van ‘koorpresentatie’. “Dan komen er altijd wel goede ideeën naar voren over diverse thema’s. Of we gaan uiteen in werkgroepen over bijvoorbeeld ledenwerving, financiering, programmering, aannamebeleid. Een samenvatting staat daarna op een flap én op onze site. Dat is stap een.”

“Stap twee is een bijeenkomst in de herfst waarin het bestuur graag in gesprek komt met de leden, over bijvoorbeeld werving van nieuwe/jonge leden, de kwaliteit, de interne communicatie of PR. Meestal is zo’n dag van 10.00 tot 15.00 uur.”

Op deze thema-bijeenkomsten gaat het om een onderzoekende houding, elkaar bevragen en inspireren, niet om het afwerken van punten op een agenda. De resultaten van dat overleg als ‘oogst’ van die dag, worden door het bestuur als het ware ‘verdicht’ tot beleidsvoorstellen, die als agendapunt terugkomen op de dan komende ALV:

Kortom: open zoekvraag –> studiebijeenkomst –> uitgewerkt voorstel –> ALV

Aangeslagen door Corona

“Het koor is door de Corona-bom onvoorstelbaar aangeslagen”, weet Eckhart. “Niet alleen door het grote aantal zieken van ruim 100, maar ook door de ernst van de ziekte die ze moesten doormaken. Trouw schreef er op 9 mei een artikel

https://www.trouw.nl/verdieping/die-ene-passion-die-wel-doorging-met-rampzalige-gevolgen~b4ced33e/

over, waarna de hele mediawereld zich er op stortte.

“Na ons optreden kwamen we in een soort  rouwproces. Gelukkig gaat het de meesten weer goed.” Zelf is hij er genadig vanaf gekomen met zich een dag of 10 lamlendig voelen. Terugkijkend kan hij alleen maar vaststellen dat niemand van het koor iets te verwijten valt. “Op de dag van optreden meldde het RIVM nog dat niets een optreden in de weg stond.”

Pas op 12 maart werden alle evenementen verboden.

Wetenschappelijk onderzoek

Via een persoonlijk contact met het Utrechts Medisch Centrum, waar men al enige tijd bezig was met de voorbereiding van een onderzoek naar het coronavirus, was het mogelijk om dat onderzoek uit te breiden met een tweede enquête, specifiek gericht op de situatie van het AGK. Er was grote behoefte aan een wetenschappelijk onderzoek naar ‘hoe kon het zo besmettelijk zijn?’ en ‘hoe gedraagt het virus zich in groepen mensen?’ Onder de leden is hierover een uitgebreide enquête gehouden. Ook het ziekenhuis in Delft en het Amsterdams Medisch Centrum zijn hierbij betrokken.

 Vertrouwen in opwaartse weg

Eckhart heeft er vertrouwen in dat ‘we met ons allen de opwaartse weg weer zullen vinden’. Die weg moet nog wel worden gegaan. Twee factoren spelen daar naar zijn mening een belangrijke rol bij:

Het wij-gevoel behouden door onderling telefonisch contact, alle binnenkomende vragen niet een standaard- maar een gepast antwoord geven, elke week een bericht op de site over wat kan en wat niet. En een rubriek op de site: vertel je verhaal.

De leden zelf hebben een levendige groepsapp.

“Op muzikaal gebied is er alleen wat op Zoom mogelijk. Maar het geeft een goed gevoel; je doet in ieder geval iets.” Zo ook is er als een ‘stip op de horizont’ een plan om eind november een concert te geven in de Westerkerk in Amsterdam, in een sterk aangepaste vorm en natuurlijk  alles onder voorbehoud van mogelijkheden en veiligheid. “Helemaal geen perspectief, motiveert niet”, benadrukt Eckhart. “De wijze waarop we nu elkaar vinden, is sterk en goed.”

Het tweede punt dat vertrouwen geeft is de onderlinge samenhang en goede organisatie, waaraan in de afgelopen jaren hard is gewerkt. “Bestuurlijk is de organisatie op orde. Veel van de ondernomen acties waren gericht op vergroting van die samenhang. Wij zijn er met en voor elkaar. We blijven positief op de weg die we te gaan hebben, waar we gaandeweg vinden hoe verder.

Niet zoeken, maar vinden. Als je je openstelt zie je zoveel meer.”

https://www.trouw.nl/verdieping/die-ene-passion-die-wel-doorging-met-rampzalige-gevolgen~b4ced33e/